Дебиторская задолженность: как сократить просрочку и ускорить оплаты

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность — сумма, которую компании должны другие лица: покупатели за отгруженный товар и оказанные услуги, поставщики по выданным авансам, работники по подотчётным суммам, бюджет по переплаченным налогам. В управлении бизнесом под дебиторкой обычно понимают долги покупателей.

Для B2B-компании дебиторка — цена продаж с отсрочкой. Отсрочка помогает выигрывать клиентов, но превращает часть выручки в кредит, который компания выдаёт покупателю бесплатно. Если при этом сама компания берёт кредиты на оборот, она платит банку проценты за то, что финансирует своих клиентов.

Виды дебиторской задолженности

Срок исковой давности по общему правилу — три года (статья 196 Гражданского кодекса). Если за это время не обратиться в суд, взыскать долг будет почти невозможно.

Показатели дебиторской задолженности

Реестр дебиторки по срокам

Главный рабочий отчёт — реестр по срокам просрочки (aging report). В нём каждый должник с разбивкой: не просрочено, 1–30 дней, 31–60, 61–90, больше 90. Отчёт обновляется раз в неделю и разбирается на планёрке отдела продаж: по каждому долгу больше 30 дней — ответственный и следующий шаг.

Общая сумма долгов — 23 млн ₽, из них просрочено 8,8 млн, или 38%. По реестру сразу видны решения. Клиент В не платит вовсе, 2,2 млн ₽ его долга старше 60 дней: отгрузки — только по предоплате, претензия на этой неделе. У клиента Б просрочка растёт от месяца к месяцу: нужен разговор руководителей и график погашения. Клиент А платит с небольшим опозданием — достаточно напоминаний за несколько дней до срока.

Акт сверки

Акт сверки с крупными клиентами стоит подписывать не реже раза в квартал. Он снимает споры о сумме долга ещё до претензии, а подписанный уполномоченным лицом должника акт суды, как правило, рассматривают как признание долга. Признание долга прерывает течение срока исковой давности (статья 203 Гражданского кодекса), и трёхлетний срок начинает течь заново.

Сколько стоит дебиторка

Условный пример: выручка — 20 млн ₽ в месяц, оборачиваемость дебиторки — 60 дней. В долгах клиентов постоянно лежит около 40 млн ₽.

Поэтому дебиторку стоит считать не только в рублях долга, но и в рублях процентов, которые компания платит за её финансирование.

Кредитная политика: как не допустить просрочку

Большая часть просрочки возникает не потому, что клиенты плохие, а потому, что компания отгружает без правил. Кредитная политика — документ, который отвечает на вопросы: кому, сколько и на какой срок мы даём отсрочку.

• Проверка нового клиента. Регистрация, отчётность, суды, исполнительные производства, сообщения о банкротстве. Новым клиентам — первые отгрузки по предоплате или с небольшой отсрочкой.
• Кредитный лимит. Максимальная сумма долга клиента. Зависит от его оборотов, платёжной истории и вашей маржи на нём.
• Срок отсрочки. Чем дольше отсрочка, тем выше цена или ниже скидка. Отсрочка — товар, у неё есть стоимость.
• Правило остановки отгрузок. Просрочка больше определённого числа дней или превышение лимита — новые отгрузки только по предоплате до погашения.
• Кто принимает исключения. Менеджер может предложить, решает руководитель продаж или финансист — и письменно.

Что записать в договор

• точный срок оплаты в календарных или рабочих днях и с какого события он считается;
• неустойку за просрочку оплаты — без неё остаются только проценты по статье 395 Гражданского кодекса, рассчитанные по ключевой ставке;
• право поставщика приостановить отгрузки при просрочке;
• порядок подписания документов: часто клиент не платит, потому что у него «нет закрывающих»;
• подсудность и срок ответа на претензию.

Регламент работы с просрочкой по дням

Сроки условные и зависят от вашей отсрочки и клиентов. Важно, чтобы сценарий существовал и выполнялся одинаково для всех.

Претензия и суд

В спорах между компаниями о взыскании денег по договору действует обязательный претензионный порядок: в арбитражный суд можно обратиться через 30 календарных дней после направления претензии, если другой срок не установлен договором или законом (часть 5 статьи 4 АПК РФ). Претензию отправляют так, чтобы можно было доказать её получение: заказным письмом с описью или через систему электронного документооборота, если это предусмотрено договором.

Если долг бесспорный — подтверждён договором, накладными или актом сверки — его можно взыскать в порядке приказного производства: без судебного заседания и быстрее обычного иска. Лимиты суммы для приказного производства установлены статьёй 229.2 АПК РФ.

Если должник находится в тяжёлом положении, иногда выгоднее договориться о графике погашения с залогом или поручительством собственника, чем ждать решения суда, которое нечем исполнить. Что делать, если покупатель уже банкротится, мы разобрали в статье о банкротстве контрагента.

Резерв по сомнительным долгам и списание

Для налога на прибыль компания может создавать резерв по сомнительным долгам (статья 266 Налогового кодекса). Сумма резерва зависит от срока просрочки по данным инвентаризации:

• больше 90 дней — в резерв включается вся сумма долга;
• от 45 до 90 дней — половина суммы;
• до 45 дней — резерв не увеличивается.

Общий размер резерва ограничен 10% выручки за отчётный период. Безнадёжные долги — по которым истёк срок исковой давности или взыскание невозможно по другим основаниям из статьи 266 — списывают за счёт резерва или во внереализационные расходы. Порядок резерва закрепляется в учётной политике.

Мотивация продаж и дебиторка

Если менеджер получает бонус с отгрузки, ему всё равно, заплатит ли клиент. Самое действенное правило — начислять бонус после оплаты, а не после отгрузки, и уменьшать его за просрочку дольше оговорённого срока. Подробно о схемах оплаты — в статье о мотивации менеджеров по продажам.

Частые ошибки

• Нет реестра по срокам. Собственник видит общую сумму долгов, но не видит, какая часть уже опасна.
• Отсрочка без лимита. Крупный клиент набирает долг, который компания не может себе позволить потерять.
• Бонус с отгрузки. Менеджеры продают тем, кто не платит.
• Претензию отправляют через полгода. Чем дольше просрочка, тем меньше шансов получить деньги.
• Не считают стоимость денег. Отсрочка в 90 дней воспринимается как бесплатная.

Что почитать. Джеймс Ван Хорн и Джон Вахович, «Основы финансового менеджмента» — главы об управлении дебиторской задолженностью и кредитной политикой. Стюарт Слэттер и Дэвид Ловетт, «Corporate Turnaround» — почему в кризисе первым делом берут под контроль деньги и долги клиентов.

Частые вопросы